就職活動を行っていると、社会人の方とメールで日程調整を行うことも少なくないのではないでしょうか。
その時、どのようなメールの文章を送ったらいいのか、ビジネスマナーがわからないまま就職活動をする方もいるのではないでしょうか。
今回は、社会人とメールでスケジュール調整をする場合の、お勧めのメールの書き方をご紹介したいと思います。
これを読めば、社会人の方と日程調整をするときに困ることもなくなると思います。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
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・文系の学生でも、未経験から始めることができる
・現役のエンジニアから、フリーランスや副業のリアルな声も聞ける
就活でスケジュール調整は必須？
まずは、これから就職活動を行っていく方のために、スケジュール調整の重要性からご紹介したいと思います。
結論から申し上げると、就職活動を始めていくとスケジュール調整は必須となります。
多くの予定をうまく調整し、効率よく進めていくことが必要となります。
就職活動でスケジュール調整をうまく行っていないと、たくさんの失敗をしてしまう危険があります。
就職活動のスケジュール調整で、失敗する危険性についてはこちらの記事で詳しく書いてありますのでまだ読んでいない方はぜひいちど参考にしてみてください。
スケジュール調整をする場合の注意点
それでは、就職活動においてメールでスケジュール調整をする場合の注意点をご紹介したいと思います。
これからメールで日程を提案する方や、スケジュール調整をされる方はぜひ参考にしてみてください。
日程はこちらから提案する
メールでスケジュール調整を行う場合は、就活生の方から日程を提案することが一般的です。
日程を提案する事は、少し入力に時間がかかる項目になるので、学生側から行うことでスムーズに調整をすることができます。
もし、何も言われない場合は就活生の方からメールで日程を提案することが一般的です。
メールでの提案日は幅を持たせる
日程をメールで提案する際は、スケジュールの提案日に幅を持たせることも大変重要となります。
例えば、ある日付の1時間だけ候補日としてあげる事は、短すぎるので不適当であるといえます。
目安として、約三日間、少なくとも3時間位の幅を持って提案をできると良いと思います。
社会人の方は調整できる日程が少ないことも多いので、出来る限り幅を持たせてあげることで、スムーズに調整をすることができます。
相手の都合に気を使う
メールで日程調整をする場合は、社会人のスケジュールに気を使いながら提案することもポイントとなります。
例えば土曜や日曜などは、社会人の方が休みの可能性があるので注意が必要です。
それ以外にも、営業職であれば日中の忙しい時間帯や、休みが平日休みの場合はそういった休みの日も外すようにしましょう。
また、12時から1時の間はお昼休みをとっている企業もありますので避けた方が無難です。
その他にもその業界や職種によって忙しい時間帯や、都合のつきづらい時間帯はあると思いますので、もし分かる場合はそういった時間は提案しないようにすることで、よりスムーズに調整することができます。
コピペ可:メールでのスケジュール調整方法！
それでは次に、メールでスケジュール調整をメールで行う場合の書き方についてご紹介したいと思います。
それぞれの項目でテンプレートも用意してますので参考にしてみてください。
日程の書き方
まずは一般的な候補日の書き方からご紹介したいと思います。
候補日を提案するときは、①月と日にち②時間③曜日の3つの要素を入れてあげると丁寧で良いと思います。
また、それぞれの候補日が見やすくなるように、適宜改行を入れてあげることも重要となります。
今回は、よくメールで日程調整を行う2つのシチュエーションで、テンプレートをご紹介したいと思います。
お世話になっております。
XX大学YY学部のZZです。
〇○のご連絡ありがとうございます。
つきましては、以下日程にてご都合のよろしい日時を
ご連絡いただけませんでしょうか。
・1/10(金) 13:00〜16:00
・1/13(月)14:00〜15:00
・1/14(火)16:00〜18:00
お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願い致します。
毎回メールのコピペが面倒な方へ
就職活動では、頻繁にメールのやりとりをするので社会人の方に不手際がないよう本文を確認する必要があります。
しかしながら、これまでビジネスメールを送ったことのない就活生の方は、それが大変に感じることも多いのではないでしょうか。
メールのテンプレートは就活アプリ内でいつでも確認ができ、コピーをすることができます。
まだアプリをダウンロードされてない方はぜひダウンロードしてみてください。
こちらでは、就活のそれぞれのフェーズにおいてお勧めのメールのテンプレートが全て載っているので、就職活動始めた時から内定まで長く使うことができます。
OB訪問
1つ目はOB訪問で日程調整を行う場合です。
OB訪問では、他の行事と比べて土曜日や日曜日なども提案の候補日に入ることが多いことも特徴的です。
比較的若手の社員の方と連絡することが多いと思うので、メールとしても少しカジュアルな傾向があるようです。
しかしながら基本的なビジネスマナーを抑えながら丁寧に連絡することがベストでしょう。
株式会社△△
◯◯部 ◯◯様
突然のメール失礼いたします。
本日は、●●●●●●で●●様のことを知り、
OB訪問をお願いしたくご連絡を差し上げました。
現在就職活動をしており、●●にかかわる仕事に興味や関心を持っており、
●●●●に大変惹かれております。
ぜひ◯◯様にお話をうかがいたく、メールをお送りした次第です。
ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたら、
下記日程で、ご調整頂けますと幸いです。
【1】 A月A日（A）A時〜A時
【2】 B月B日（B）B時〜B時
【3】 C月C日（C）C時〜C時
上記でご調整が難しい場合には、お手数ですが、
◯◯様のご希望の日程を2～3候補日としてお知らせいただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願い申し上げます。面接
面接でも、スケジュール調整を行うことが多くあります。
面接の日程をメールによって調整をする場合は、しっかりと幅を持たせて送ってあげることと、大事な予定になりますので早めに返事をすることが重要となります。
株式会社△△
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
(所属大学・名前)と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程で、ご調整頂けますと幸いです。
【1】 A月A日（A）A時〜A時
【2】 B月B日（B）B時〜B時
【3】 C月C日（C）C時〜C時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
スケジュール調整方法
それでは次に、スケジュールをどちらかが提案したけれど、調整をしてほしい場合のメールのテンプレートについてもご紹介していきたいと思います。
スケジュール調整は一回で決まるとは限りません。
ときには何回かメールのラリーをしながら決定することもあります。
この時もただ空いている予定を送るのではなく、丁寧に返答することがポイントとなります。
返答を待ってほしい場合
社会人の方から、日程を提案されたけれど少し待って欲しい場合はメールで伝える必要があります。
この場合は、①なぜ待って欲しいのか②いつまでに返答をするのかをしっかりと提示することが重要です。
また、忘れずに日程が確定したら返信することも行いましょう。
株式会社△△
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
(所属大学・名前)と申します。
選考のご連絡ありがとうございます。
大変恐縮ですが、現在スケジュールの見通しが立っておらず、
希望の日程を提示できる状況にありません。
つきましては、A月A日にスケジュールが確定いたしますので、
確定次第、再度こちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
ご多忙の折、恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
相手からメールで候補日を提案された場合
日程を開いてから提案された場合は、こちらから都合の良い日程を返しましょう。
しかしながら、返信をした段階で社会人の方の予定が埋まってしまっている可能性もあります。
必ずこの時間で良いのか再度確認をするようにしましょう。
株式会社△△
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
(所属大学・名前)と申します。
面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
以下の日程で、面接させていただければと思います。
A月A日（A） A：AA〜A：AA
株式会社△△△△ （開催場所）
調整が難しい場合は再度候補日を提案いたしますので、
是非一度ご都合お聞かせいただけますと幸いです。
面接のお時間を頂きまして、誠にありがたく思います。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
候補日を増やしたい場合
社会人の方から日程を提案されたけれど、都合上どこも開いてない場合は、こちらから返信をしましょう。
この時、自分の都合の良い日程を送ることも忘れずに行いましょう。
株式会社△△
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
(所属大学・名前)と申します。
ご提示いただきました候補日にお伺いするため日程調整を試みましたが、学業の都合上、どうしても予定を合わせることができませんでした。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
別の日程でご調整いただけませんでしょうか。
なお、下記の日程でしたらお伺いすることが可能でございます。
A月A日 A時～A時
B月B日 B時～B時
C月C日 C時～C時
※現状、D月D日以降でしたらいつでもお伺いできます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
是非面接の機会を賜りますようお願い申し上げます。まとめ
今回は、就職活動におけるスケジュール調整をメールで行う場合の書き方についてご紹介させて頂きました。
基本的には、こちらから日程を提案をすることや、社会人の方に不快な思いをさせないよう丁寧に書く必要があります。
日程調整は就活中でも大変重要となりますのでぜひ気をつけてみてください。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
