就職活動をしていると、たくさんの予定が入ってくるためスケジュール管理が必要となる場合もあるかと思います。
しかしながらその方法については様々なやり方があり、どのように行えばいいのか迷う方も少なくないのではないでしょうか。
今回は就職活動におけるスケジュール管理をする時について、特にExcelを使ってスケジュール管理をすることについて詳しくご説明したいと思います。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
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就活でスケジュール管理は必要？
まずは、就職活動におけるスケジュール管理の重要性についてご説明したいと思います。
就職活動においてはスケジュール管理が必須であると考えます。
今回はまず、なぜ就職活動で、スケジュール管理が重要であるのか明らかにした上で、その管理方法について説明したいと思います。
就活中は予定が立て込む
就職活動でスケジュール管理をした方が良い理由の1つは、就活中は予定が立て込むと言うことがあります。
例えば、面談、Webテスト、面接など就職活動において様々なフェーズで予定が発生する上に、バイトや部活、授業など学生生活もこなさなくてはなりません。
そのため、就職活動中は、特に予定が多くなり立て込むことが頻繁にあります。
そのため、すべての予定をうまく捌ききるためにも、スケジュール管理が必要であると考えております。
戦略的な作戦を立てる
就職活動においてスケジュール管理をする理由として、戦略的に就職活動の作戦を立てる必要があるからというのもあります。
スケジュール管理をしていないと、いつまでにどれぐらい進んでいないといけないのかなどが把握できません。
就職活動は大変長い期間行わなければならず、長期的な戦略が必要となります。
そのため、スケジュール管理をしながら全体観を把握し、毎月、毎週の行動を決めていくことがとても重要となります。
長期的な就活スケジュールの立て方をこちらの記事で詳しく解説していますので、是非参考にしてみてください。
【テンプレ有】エクセルで就活を管理する方法
就職活動において、スケジュール管理をExcelで行うと言うのは大変一般的であると思います。
今回は就職活動におけるExcelで就活を管理する場合のオススメの方法と、最後にそのテンプレートを公開したいと思います。
テンプレートは、ダウンロードしてお持ちのパソコンでご利用できますので、ぜひ一度使ってみてください。
もしGoogleのスプレッドシートで管理したい！という方はこちらの記事で詳しく解説していますので、是非参考にしてみてください。
企業ごとの管理
それではここからは、実際の画面をお見せしながらご説明したいと思います。
就職活動における、スケジュール管理の第一歩は、現在選考を受けている興味がある企業がどこなのか、ということをはっきりさせると言うことです。
具体的には、企業の名前や業界業種、現在の選考状態、そして自分の志望度の高さなどをまとめておくと良いでしょう。
就職活動では、様々な企業を同時に並行して選考を受けるため、企業ごとの管理を行うことで効率よく管理をすることができます。
予定の管理
企業の記入が終わったら、予定の管理をしていきましょう。まずはマイページのURLやID等を保存することで、いつでもすぐにアクセスできる状態を作っておきましょう。
その上で、次までに何をしなければいけないのかをはっきりさせておきます。
またその締め切りの日時なども記録しておきます。
そうすることで、次はどのようなアクションを行えばいいのか常に把握しておくことができます。
このように企業ごとに予定を管理をすることで、それぞれの企業がどのような状態で、次はどのように行うべきなのかがはっきりとします。
応用：関数を利用する
応用編として、エクセルの関数を使うことで入力の効率化と就活の見える化を行います。
業界は特に入力項目が煩雑なので、リストとしてデータを持たせることで効率化します。
続いて、就活の予定の見える化を行いました。
現在どのような状況なのかを一眼で確認することができます。
今回作成したエクセルは、記事の最後で無料ダウンロードできます。
エクセルでスケジュールで管理をするメリット
それでは次に、Excelでスケジュール管理をするメリットについてご紹介したいと思います。
たくさんのデータを扱うことができる
Excelで就職活動のスケジュール管理をする1番のメリットは、大きい画面のパソコンで操作できると言う点です。
特に、先行企業が何十とある場合はたくさんのデータを入力しなければなりません。
その時、Excelなどの大きな画面を利用すると一覧性が上がり入力もしやすいと思います。
また、普段からパソコンをお使いになっている方は、これまで使っているソフトでご利用できるので便利かと思います。
エクセルでスケジュール管理をするデメリット
それでは次に、Excelの就職スケジュール管理のデメリットについてご紹介したいと思います。
Excelはメリットも多い反面、使い方によってはデメリットもありますのでご注意ください。
リマインド機能がない
Excelの1番のデメリットは、通知等のリマインド機能がないことです。
就職活動においては、提出の締め切り期限や、応募の期限等、日時を管理しなくてはならない予定がたくさんあります。
しかしながら、Excelは通知機能等がないため日程を登録しておいても、自分が見落としてしまったりで忘れてしまったりすることがあります。
普段からExcelシートを見る癖がつけば良いのですが、たまにしかExcelを見なかったり、習慣として更新をする癖をつけていないとかなり大変です。
時間がかかる
Excelでスケジュール管理をするもう一つのデメリットは、入力などに時間がかかるということです。
就職活動に特化した専用のExcelを作るには、大変時間がかかります。
デザインや関数の設定、入力項目の選定等様々なことに時間がかかるあまり、本来1番重要である就活の対策の時間が少なくなってしまうとなれば本末転倒となってしまいます。
Excelは時間をかけて用意すれば便利な分、設定したり作るのに時間がかかるというのは忙しい就活生にとっては1つデメリットかと思います。
スケジュール管理はアプリも併用がおすすめ！
ここまでパソコンでの管理をご紹介してきましたが、就職活動におけるスケジュール管理は普段から使い慣れているスマートフォンで行うことも大変お勧めです。
特にJobhunでは、スケジュール管理や就職活動に必要な機能に特化したスケジュール管理アプリであり、スキマ時間で簡単に予定の管理を行えます。
また自己分析や、エントリーシートの管理など就職活動に必要なことが全てアプリ1つでおこなうことができます。ぜひ一度ご利用してみてください。
まとめ
今回は、就職活動におけるスケジュール管理をExcelで行う方法についてご紹介させていただきました。
今回記事でもご紹介したExcelのテンプレートは以下のURLからダウンロードできますので、ぜひご利用してみてください。
右上の「ファイル」→「ダウンロード」からパソコンにダウンロードできます。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
