大学生では、就職活動を始めた時にスケジュール管理のことで悩む人も少なくありません。
特に本選考を始めたり、本格的に就活を始めるとたくさんの企業に応募することになりますので、特に苦労をするようです。
今回はそうしたスケジュール管理について、Googleから出ているスプレッドシートを使って管理する方法についてご紹介します。
また最後には、スプレッドシートのテンプレートも無料で公開しておりますのでぜひ参考にしてみてください。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
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そもそもスケジュール管理は必要？
まずは、就職活動においてスケジュール管理をする必要性についてご紹介したいと思います。
結論から申し上げると、就職活動を始めるのであればスケジュール管理は必要であると思います。
また就職管理においては早ければ早いほどスケジュール管理は良いとされております。
その理由としては、やはりたくさんの予定が重なり、学校の予定、バイトの予定、そしてサークルの予定と様々なものをうまく配分しながら行って行かなくてはならないからです。
そこで今回は特に就職活動におけるスケジュール調整の中でもスプレッドシートを使った管理方法についてご紹介したいと思います。
スプレッドシートおすすめの管理方法！
それでは、就職活動でのスケジュール管理においてスプレッドシートで管理するお勧めの方法についてご紹介したいと思います。
今回は現在こちらで公開している無料のテンプレートをもとにご紹介していきたいと思います。
まずは必要な要素を書いてみる
まずは、就職活動のスケジュール管理を行う上で必要な情報を洗い出していきます。
企業名から始まり、その業界、志望度、選考の状況等を埋めていきます。
また、いつでもマイページが開けるようにURLを載せることや、IDを入力していきます。
今回は、このように項目を作成しました。
企業毎にまとめる
スプレッドシートに入力する項目が決まれば、次に実際に選考まで進んでいる企業や、今検討している企業等を入力していきます。
この時、可能な限り入力できるところは入力していきましょう。
企業ごとにまとめていくと現在全体の就職活動がどんな状況で、特に今すぐやらなければいけないことなどがはっきりしてきます。
予定を時系列に追加していく
一度すべての入力が終わったら、これからこのスプレッドシートを就活を進めながらどんどん更新をしていきます。
予定が入った時は次に何をするかという欄に次の行動を記入します。
また忘れずに、その締め切り日時や予定日時等も書いておきます。
このようにすることによって、次に行わなければいけないアクションをいつでも確認するとともに、早めに対処しないければいけないタスクを常に発見することができます！
応用編：関数を使う
Googleのスプレッドシートの間に慣れてきたら、応用として関数を使うこともお勧めです。
今回は、インターンと本選考に分けて現在何社ほど受けて、何社ほど選考に進んでいるのかを自動で判別してくれるシステムをつくりました。
また、企業の入力する情報を素早く行うために、データの入力機能を持たせ簡単に入力をできるようにしてみました。
関数を利用することで、スキマ時間に企業進捗を簡単に管理することができ、忙しい就活生でも時間の節約をすることができます。
スプレッドシート管理のメリット
それでは次に、Googleのスプレッドシートによってスケジュール管理を行うメリットについてご紹介したいと思います。
就活の全体感を見ながら進められる
就職活動において、スケジュール管理をGoogleのスプレッドシートで行う1番のメリットは、就活の全体観を見ながら進めることができるということです。
特に何十社と選考していくと、どの企業がどこまで進んでいるのかなかなか把握し辛くなってきます。
そのため、スプレッドシートなので一覧性を持って管理できるという事は大変メリットになります。
共同編集が可能でシェアできる
共同編集が可能で、シェアができるというところも大変メリットとなっております。
例えば、就活のメンターの方や、相談できる先輩などがいる場合はこういったシートを共有しながら就活相談をすると言うのも良いのではないかと思います。
また、違うパソコンからでも、スマートフォンからでも、どんなデバイスでもアクセス可能だと言うところも大変便利です。
例えば出先のネットカフェなどでもパソコンを使って就活管理ができるといったても、Excelと違ってクラウド上で行うスプレッドシートならではの特徴です。
スプレッドシート管理のデメリット
それでは次に、Googleのスプレッドシートでスケジュール管理をするときのデメリットについてご紹介したいと思います。
特にGoogleスプレッドシートは誰にでも使えると言うわけではなく、いくつかの注意事項があるので注意が必要です。
共有設定に要注意！
最も注意していただきたいのは、スプレッドシートの共有設定を公開にしないということです。
就職活動のデータはもちろん、マイページのIDまたURLを同時に共有する事は大変危険です。
そのため、間違えてリンクを知っている方であれば誰でもアクセスできる状態になっていると、全く知らない方に見られてしまったり不正アクセスをされる場合もあります。
対策方法としては、一度Excelのファイルなどで保存をし、クラウド上では操作をしないことや、必ず管理設定を非公開にしてることを確認してから作業を行うようにすることがあります。
右上の共有→「リンクを知っている全員」にすると、リンクを知っている方であれば自由に見ることができる設定になりますので、要注意です！
自分の就活用にアレンジするのが時間がかかる
スプレッドシートは便利な反面、自分好みに調整したり就活用にシートを作り込むには時間がかかってしまいます。
そのため、Webテストの対策や面接の対策など、就活本来やらなければいけない事に時間が割けず、Excelの準備に時間がかかってしまえば大変時間がもったいないです。
しっかり時間をかけてシートを準備すれば便利な反面、Excelの管理で時間がかかってしまうというデメリットがあります。
スケジュール通知機能がない
スプレッドシートの、大きな弱点としてスケジュールの通知機能がないと言うこともあります。
せっかく締め切りや次の予定の日程を入力していても、自分が忘れてしまったりしてしまえば元も子もありません。
入力した項目を通知するような機能がないので、うっかり忘れてしまうというリスクは拭いきれません。
就活特化のスケジュールアプリもおすすめ！
ここまで、就職活動におけるスケジュール管理においてGoogleのスプレッドシートを使う管理方法をご紹介してきました。
スケジュール管理は、パソコンでも行いますが普段から使い慣れているスマートフォンで行うことも大変オススメとなっております。
特にJobhunでは、就職活動に必要な予定の項目を簡単に入力し管理することができ、スキマの時間に就職管理をすることができます。
また予定を逃さない便利な通知機能もあり、大事な就活の予定をチェックすることができます。
就活専用アプリについては、詳しい情報が載っていますのでぜひ参考にしてみてください。
まとめ
今回は就職活動における、スプレッドシートとその管理の方法についてご紹介させていただきました。
スプレッドシートは便利な反面、いくつかデメリットがあるので使う際は注意が必要です。
今回ご紹介していただいたスプレッドシートはこちらで見ることができます。
このままコピーしてご自身のファイルにダウンロードすることでお使いいただけますので、興味があればダウンロードしてみてください。
右上の「ファイル」→「ダウンロード」からパソコンにダウンロードできます。
地方国立大の文系を卒業して現役の人事として活動しています。元々はキャリアコンサルタントとして学生向けの就活支援を行っており、毎年数百名の就職サポートをさせていただきました。最近は特に、オンライン就活のトレンドやマナーや作法に興味関心があります。
